ビジネスシーンで問題が発生した場合、お詫びをメールで行う場面が数多くあります。しかし一歩間違うと、誠意が伝わらなかったり、誤解を招いてしまったりする可能性があります。 そこで今回は、ビジネスシーンで失敗しないためのお詫びメールの書き方をご紹介します。 スポンサーリンク All rights reserved. 基本的には社内外通して謝罪のポイントは変わらないが、社外の方には特にコミュニケーションミスがないよう慎重に謝罪メールを送る. 月に1度の釣りでは常に大物を狙っている。. 外勤により不在の為、ご対応できず大変失礼致しました。, 本日は不在にしておりましたが、 上司からの電話に出れなかった場合は必ず折り返すのがマナー ; 3. 署名 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({}); ©Copyright2020 電話対応の苦手克服.All Rights Reserved. Copyright © PR TIMES Inc. All Rights Reserved. お詫びメールの文面には「ご用件がございましたら、メールでも電話でも承りますのでお気軽にお声がけください」などと相手を気遣う一文を明記します。また、近々のスケジュールを記載し、対応可能な日時を記すと尚良いでしょう。 不在のお詫びメールの文例・ポイント. 仕事でのミスは誰にでもあるもの。起きたことは仕方がありません。大切なのはミスした後の対応の仕方であり、ミスに対する謝罪やお詫びの仕方によって周囲からの評価が決まるといっても過言ではありません。 それでは、ミスをした場合どのように謝罪するのがいいのでしょうか。結論からいうと直接お詫びすることが理想ですが、遠方だと直接お会いすることがかなわないこともありますよね。そんなときは、電話やメール … 転職活動では相手企業から電話がかかってくるような場合もありますが、特に在職中だと勤務中は電話に出れなかったというような場合も多くなってきます。 退職後に転職活動をしていても何かの用事をし … ... やっと年末ですね。ゆっくり休めるぜ～と気を抜く前に新年を気持ちよく迎えるため、PCの掃除とPCの中に... 男性から見て「できない男」と、女性から見て「できない男」は見てるポイントが少し違うかも。女性はどんな... ビジネスメールは書き方ひとつで子供じみた印象を与えてしまったり、相手に不愉快な思いをさせてしまうこと... 「上司の言っていることが腑に落ちないのにイエスマンになっている」そんな自分に悩んでいる人はかなり多い... 35歳女性。 【お詫び】コールセンターへのお電話が一部つながらなかった事象について。月々の携帯料金や公共料金、Amazon・楽天市場などのネットショッピングのお支払いをau PAY クレジットカードに変えるだけでおトクにポイントが貯まります。 そのため、あいずちのフレーズも紹介します。, そうすることで相手の「不快な気持ちを理解してほしい」気持ちを汲み取ることができます。, 謝罪をして丸く収まったと思っても、次に同じミスを起こしてしまうともっと問題は大きくなります。, 電話で謝罪した件は上司に報告し、組織内でも共有を行い、二度と起こらないように防止策をとりましょう。, 謝罪は嫌なもので、顔が赤くなったり汗をかいたり、気持ちを引きずってしまうことが多いです。, そんな時は「会社の歯車としてのあなたが怒られただけ」であって、あなたの本質は傷ついていないと割り切って考えましょう。. 何か別の用事があって電話に出られない状況にあったり、事前に○時から○時までは別の用事があるので電話に出られないと言ったり、電話が目上の人宛てにかかってきたけれどその人は今忙しくて電話に出られないなど「電話に出られない」と敬語で言わなければいけないシチュエーションはたくさんあります。 「電話に出られない」というのはこちら側の事情であるため電話をかけてきてくれた人、電話をかけてくれようとして … そこから、失敗を重ねることで、得てきた そのため、ミスがわかったらなるべく早く、あなたの肉声でお詫びの言葉を伝えましょう。, 相手の状況も確認せずにいきなり謝罪からはじめると、一方的な印象を与えてしまいます。, 電話をする際は、「いま、お時間よろしいでしょうか？」と相手の状況を配慮しましょう。, 相手との関係性や、トラブルの深刻度によって実際に相手と会って謝るべきか、上司と相談しましょう。, 緊急の場合で、朝の始業前や夜の業務時間外に電話をする必要がある場合は、「朝早くから失礼します」「夜分遅く（業務時間外）に失礼します」と更に一言挨拶をしましょう。, また、オフィスでも同僚の会話の声がうるさかったりと集中できない時は、回りに「今から謝罪の電話をかけるから静かにしてほしい」と一声かけて電話をしましょう。, といっても、静かな職場の中、あなたの謝罪の声だけが響き、同僚がその声に耳をすませているという状況は恥ずかしい上に、胃が痛いものです。, 同僚の目が気になるなら、いっそ会議室へ移動して、静かな環境で相手との会話に集中できる環境を強制的に作るのもいいでしょう。, あなたは謝罪しているのに、まわりの同僚が違う話題で盛り上がって笑い声を拾ってしまったら、相手は不快に思いますよね。, 謝罪しようとしても、緊張して内容を忘れてしまうと相手を「なにが言いたくて電話してきたの？」と怒らせてしまう場合もあります。, 最初と最後にはお詫びの言葉を伝え、「ありがとうございました」とお礼の言葉で締めくくりましょう。, さらに手元に紙とペンがあれば、もし直接謝罪に行く場合の日時や、相手からの改善策の要求などをメモすることができます。, あなた個人がミスした場合は「悪かった」と素直に謝ることができますが、社内のシステムによるミスや、会社の製品が引き起こしたミスなど「これって、わたしが悪いの？」と思ってしまうような場合もありますよね。, そういった思いが少しでもあると、どうしても謝罪の最中に言い訳がましくなってしまったり、素直に謝罪ができなかったりします。, こうした怒りには共感するフレーズを使って、相手の気持ちをしっかりと受け止めてから謝罪しましょう。, 怒鳴り声が耳に響き、ひたすら謝る姿を同僚に見られて、会話の内容を聞かれている状況は、思い出すと背中にビッショリと嫌な汗をかくほどです。, なんとか謝罪の電話が終わっても、「あれで対応はよかったのか」「あの時、とっさに言葉がでなくて、どもってしまった」と思い返すと顔が赤くなって、いてもたってもいられなくなってきます。, そんな時は、「あなたが怒られた」のではなく「会社の歯車としてのあなたが怒られただけ」あって、あなたの本質は1ミリも傷ついていないと思うと気持ちが圧倒的に楽になります。, コールセンターに勤めていた時、同僚が「どんなに相手が電話口で怒っていても、電話から飛び出してわたしを殺すことはできないし、電話を切ったらそこで終わり」だと思うようにしていると話していました。, ハンドタオルにあなたが好きな香りを吹き付けておいて電話の最中にかぐことで気持ちをリラックスさせることもできます。, ミスを反省することは大切ですが、電話の謝罪によって気持ちを引きずられすぎないように切り替えましょう。, 電話で謝罪する場合は相手からの怒りの言葉をもらうこともあります。 【満員御礼】2020年8月26日(水) 経験・勘・根性の営業から脱却！Web広告でリード獲得×メールマーケティングで営業機会創出セミナー. 仕事がデキを左右する「報告」のスキル。報告の仕方ひとつで仕事の進捗が変わり、成果にも影響します。 相手の都合を考えてメールで連絡したものの「そんなことをメールだけで済ませるな！」と怒られたり、丁寧なやり取りを心掛けて電話を使っているのに「いちいち電話してくるな！」と注意された経験はありませんか？ビジネスメールは、タイミングや用途によって 「電話に出られない」の敬語表現はメールではどのように用いられるのでしょうか。電話に出られないことをメールで述べる場合は事前に電話に出られない時間を知らせたり、電話に出られなかったことをお詫びするような場面で用いられることが多いです。 折り返しの電話の注意点とは？ 4. ビジネスシーンで問題が発生した場合、お詫びをメールで行う場面が数多くあります。しかし一歩間違うと、誠意が伝わらなかったり、誤解を招いてしまったりする可能性があります。 そこで今回は、ビジネスシーンで失敗しないためのお詫びメールの書き方をご紹介します。 電話で「もしもし」の代わりに使えるビジネス言葉は？例文を徹底紹介 2018年12月19日 間違い電話の対応は？間違い電話のお詫び例文も紹介 2018年12月17日 【電話の挨拶】電話をかけたときの挨拶例文・マナーを紹介 2018年12月8日 相手の都合を考えてメールで連絡したものの「そんなことをメールだけで済ませるな！」と怒られたり、丁寧なやり取りを心掛けて電話を使っているのに「いちいち電話してくるな！」と注意された経験はありませんか？, ビジネスメールは、タイミングや用途によって正しく使うことが大切です。どういう場面で、メールを使うべきか？または電話を使うべきか？, メールの正しい使い方を知るためには、まずメールのメリットとデメリットを把握することが重要です。, メールを受け取った相手は、自分のタイミングで内容を確認することができます。相手が業務に集中したい時、会議中で電話に出れない時などは、メールのほうが便利ですよね。, 好きな時に確認できると言っても、一般的には朝一の確認から始まり1日に数回チェックをします。パソコンやスマホ上で受信通知を設定している人もいますから、仕事ができるは人ほどこまめにメールチェックしています。, 相手だけでなく自分も拘束されないこともメリットです。出社が9時からでも、少し早めに業務を片付けたい場合は9時前からメールを送信しておくこともできますし、外出前に相手に要件を伝えておきたい場合は、とりあえずメールを送っておけば安心できます。, 業務進行に関わる人物が複数人いる場合は、決定事項や質問事項をそれぞれに連絡しなければなりません。, 電話や紙ベースだと1人ひとりに伝えないといけないところを、メールならBCCやCCを使えば、同時に複数人に同じ内容を連絡することができます。, 電話連絡だと「言った／言わない」の問題が起きやすく証拠が残らないので、後々大きな問題に繋がるケースもあります。, FAXや郵便書類などの紙ベースであっても、相手が受け取っていないと言い訳してくれば、何も証明するものがありません。, しかし、メールなら相手の受信ボックスに履歴が残りますし、仮に消去されたとしても自分の送信履歴に残るため、情報の伝達ミスなどが起きても大きな問題に繋がりにくいというメリットがあります。, メールには相手が閲覧したかどうかを教えてくれる機能がある場合もありますが、既読されたからと言っても、しっかり中身を読んでいるかどうかまでは分かりません。, 急ぎの用事や重要事項であった場合には、業務進行が滞ってしまったり、ミスが発生するケースも考えられます。, 日程変更や業務決定事項など分かりやすい内容であれば問題ありませんが、デザイン訂正や文字の修正など、微妙なニュアンスで伝わり方が変わってしまう内容は、相手が正確に認識できていない場合もあります。, 謝罪メールやお礼メールは、表情やしぐさなどでニュアンスを伝えることができないため、言葉の表現や言い回しに気を配らなければなりません。, 場合によっては、メールで簡単に済ませていること自体がNGになることもあります。その際は、メールを使わずに、電話や直接訪問が必要になることもあります。, 見積もり数字や顧客情報などの情報漏洩であれば、自分だけでは解決できないほど大きな問題になるケースも想定しておかなければなりません。メールには、危機管理能力が必須になってきます。, 場合によっては、パソコンが苦手でメールの使い勝手をいまいち把握していない人もいます。, 添付がついているのかどうかが分からない、そもそもメールを確認する頻度が少ないという人もいるでしょう。メールを送る際は、相手の使用頻度や、パソコンの機能性もチェックしておく必要があります。, メールと電話を使い分けを決める時は「自分都合」ではなく「相手都合」で考える必要があります。このスタート地点で間違えると大きなミスに繋がる可能性が高くなります。, ここ最近のビジネスシーンでは、メールの使用頻度が格段に上がっていますよね。メールは業務を効率化できるため、様々な業種でメインのコミュニケーションツールとして使われています。, 一方で”電話”は、いちいち面倒…話すのが苦手…といった理由で頻度が少なくなっているように感じます。だからと言って「自分都合で電話を嫌い、メールを選ぶ」というスタンスは避けたいところです。, 電話には、声のトーンやスピ―ドで相手に感情を伝えやすく、細かなニュアンスを伝える時にも便利です。コミュニケーションツールとしては優秀で、時と場合によってはメールと電話の両方を活用していかなければなりません。, 相手がメールを使うことが多い場合は、メールでのやり取りを基本スタイルにしてよいでしょう。相手もメールを好んで使っているケースが多いからです。, 一方で、電話ばかりを使う相手には、電話も併用しましょう。「電話のほうがやり取りが速い」「電話で簡単に済む内容ならメールはいらない」という考えの人ももちろんいます。, 「相手が電話で要件を伝えてきたのにこちらはメールで返事をする」というのは不自然です。, そんな時は、相手は受信ボックスを確認せずに電話で折り返しを待っています。通達ミスが発生することを視野にいれ、電話を入れるのがマナーです。文書で残したほうがいい連絡事項は後ほどメールも送っておくと、お互いの誤認も防げます。, さらに、FAXを使うシーンもあります。FAXのほうが使い慣れている人も中にはいます。年配の方に多いかもしれません。その場合は、電話とFAXを併用しましょう。, では、具体的にはどういうシーンでメールと電話を使い分けたほうがいいでしょうか。メールだけ・電話だけ・メールと電話の併用の3パターンで挙げてみます。, 職種によっては、大量のメールを処理することが日課のビジネスマンもいます。受信ボックスの件名を見ながらスピーディに処理していく人もいますし、メールを見ながらその日のTODOリストを作成する人もいます。仕事がデキる人ほど細かいやり取りが多く、スケジュール管理にはシビアなのでメールを送っておくだけのほうが進行がスムーズです。, メールを送っているのに電話も併用して「メールしました」「メール届いてますか？」などといちいち電話を入れると嫌がられることもあります。, 今はメールのやり取りが主流でほとんどの人が細かくメールチェックをしますので、緊急性がない連絡事項ならメールのみでOKでしょう。, 電話だけでいい時は、文書で残す必要がない簡単なやり取りや、相手が電話の折り返しを求めた時です。後日、文書確認する必要がない内容であれば、電話のみでも問題ないでしょう。, そして、謝罪の時もメールではなく電話を使ったほうがいいケースがあります。比較的ミスが軽度で大きな問題にならない時の謝罪であればメールで送りますが、重大なミスの時は下手にメールを送らないほうがいいこともあります。, しっかりした謝罪が必要な場面で、メールを先に送ってしまうと「メールで済ませる気か！？」と相手に誤解を与える原因になります。また、謝罪は絶秒なニュアンスも大事になってくるので、文脈だけでは誠意を伝えられないことが多々あります。相手が怒り奮闘しているなら、メールではなく電話で対応した方がいい場合がほとんどだと思います。, 電話は気まずくて嫌ですが、避ければ避けるほど大きな問題になっていきます。場合によっては電話ではなく直接訪問が必要なケースもあるので、やり取りに迷ったら上司や先輩に相談してみましょう。, ミスが発生しそうな時とは、緊急の内容である場合や文章のニュアンスで誤認を与えてしまいそうな場合、メールを見てもらっている可能性が低い場合などです。ミスが起きてる時とは、相手に返事を待たせてしまっている場合などです。, 一方的にメールを送信するだけでなく、電話でも内容を伝えておいたほうがいいケースを挙げてみましょう。, メールでも【重要】【緊急】の内容を送ることはあります。しかし、1時間以内に返信の必要があるような切羽詰まった緊急性がある場合や、相手が至急に連絡を待っている場合には、メールのみでは失礼にあたります。スピードが重要視される業務では、メールと電話を併用したほうが確実且つ丁寧です。, 言葉のニュアンスが重要な時とは、デザイン修正やプロジェクトの内容変更など、言葉の使い方で相手の認識が間違いやすい場合です。, 文章にすると長くしつこい内容になってしまったり、曖昧さを残してしまうのであれば電話でも説明したほうがいいですよね。ニュアンスが伝わりづらいと、逆にメールのほうが非効率になります。電話で伝えてほうが確実でスピーディだと感じれば、電話を活用しましょう。, メールが届いているか心配な時は、添付ファイルが容量ギリギリだった時や、相手の返信が遅い場合です。心配なら”前回送ったメールが届いているかを確認するメール”を送るのもOKですが、締切が近づいていたり、何度もメールするのが失礼にあたる場合は、電話のほうがスムーズです。, 正しいメールの使い方や電話との併用の仕方は、相手の気持ちや立場を考えれば適切な使い方が見えてきます。自分だけの都合ではなく、相手に寄り添うことが重要です。, メールと電話の使い分けは経験を重ねれば「こんな時は電話も入れておいた方がいいな」と瞬時に適切な判断ができるようになります。, しかしそういった正しい判断ができる人は、ミスもたくさん経験しています。「あの時はメールだけで済ませて怒られたな…」「電話したらしつこいって言われたんだよな…」といろんな反省を重ねて上手に使いこなしているんです。電話が苦手…メールの使い方が分からない…といった悩みはほとんどの人が通ってきた道。月日が経てば自然と慣れてくるはずです。.

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